How To Stubnitz
Infos zur ersten Orientierung im Projekt
- Intro
- -1- Allgemeine Infos für Crewmitglieder
- -2- Übersicht über die Veranstwortungsbereiche
- -3- Aufgabenbereiche für alle Crewmitglieder
- -4- Verantwortungsbereiche, die von einer Gruppe betreut werden
- Booking / PR
- Abendleitung
- Schichtleitung
- Veranstaltungstechnik
- Abendleitung (Veranstaltungstechnik-Basics)
- ABC-Crew
- Schiffssicherheit
- Vorstand
- Büro
- IT-Crew
- Medienarchiv
- -5- Verantwortungsbereiche, die von einer Person betreut werden
- Einkaufsorga
- Reederei / Schiffsorga
- Instandhaltung / Schiffstechnik
- Lost & Found
- Ansprechpartner Türcrews
- Ansprechpartner Putz-& Toilettencrew
- Tresentechnik
- Bar-Logistik
- Barorga
- Kombüse
- Corporate Events
- Förderakquise
- - English version below-
- -1- General information for crew members
- -2- Overwiev of the Areas of Responsibility
- -3- Tasks for all crew members
- -4- Tasks that are cared for by a group
- Booking / PR
- Event Management
- Shift Management
- Event Technology
- ABC Crew
- Ship Security
- Board of the association
- Office
- IT Crew
- Media Archive
- -5- Tasks that are cared for by one crew member
Intro
Willkommen an Bord!!
Auf den folgenden Seiten findest du:
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Infos über das Zusammenleben an Bord
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Einen Überblick was für Verantwortungsbereiche es hier gibt
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Infos zu den einzelnen Verantwortungsbereichen und wie sie vergeben werden
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Handouts für alle neuen Leute an Bord
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Welcome aboard!!
On the following pages you can find:
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Information about living together on board
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An overview of the areas of responsibility
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Information about these areas
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Handouts for new people aboard
-1- Allgemeine Infos für Crewmitglieder
Hier sind Infos gesammelt über das Zusammenleben an Bord.
Ein paar allgemeine Bemerkungen vorab:
- Rauchverbot auf den Kammern und auf den Gängen und in den Veranstaltungsbereichen
- Respektiere die Ruhebedürfnisse deiner Mitmenschen und mach nachts so wenig Lärm wie möglich in den Gängen. Vermeide wenn möglich nachts auf den oberen äußeren Decks zu gehen, in den Kammern darunter Schlafen Leute.
- Halte deine Kammer und die Gemeinschaftsräume sauber. Bring Tassen und Geschirr wieder in die Pantry
- Wasch dein Geschirr bitte selbst ab
- Trage in der Messe und der Pantry bitte Kleidung und Schuhe
- Wenn du deine Kammer verlässt, stell sicher dass das Fenster/Bullauge fest verschlossen ist
- Kipp keine Reinigungsmittel in die Toiletten, weder Putzwasser, noch Rohrfrei
- Unsere Toilettenabwässer werden in unserer Kläranlage an Bord verarbeitet. Chemikalien zerstören die Bakterienkulturen
- für Toiletten putzen nur „WC-Power-Pulver“ verwenden
- Abflüsse für Putzwasser gibt es auf dem Achterdeck und im Betriebsgang, lass sie dir zeigen wenn du sie brauchst
- Benutze keine elektrischen Heizgeräte
- Wenn du für mehr als eine Woche nicht an Bord bist, teile es anderen Crewmitgliedern mit und kläre ob du die Kammer für andere nutzbar hinterlassen sollst. Gelegentlich brauchen wir mehr Kammern als frei sind.
- Verhalten bei Gewalt-Situationen und Notfällen an Bord
- Wir sind alle verantwortlich für das Geschehen hier an Bord
- Wenn du etwas problematisches feststellst, hohle Unterstützung anderer Crew oder Gäste und handle deeskalierend und unterstützend
Wie läuft das mit HAND GEGEN KOJE?
- Leute, die an Bord „Hand gegen Koje“ machen wollen, können hier eine Kammer, die Gemeinschaftsräume, sanitäre Einrichtungen, die Pantry, die äußeren Decks und mit Absprache auch die Arbeitsplätze und Werkstätten nutzen, brauchen keine Nebenkosten zahlen und können die Crew-Verpflegung wahrnehmen und sich in das Projekt integrieren
- Dafür erwarten wir dass du dich mindestens 20 Stunden/Woche ehrenamtlich einbringst, dazu zählt nicht die Organisation deines privaten Lebens, sondern Mehrwert für das Projekt Stubnitz
- Eigenmotivation ist Grundvoraussetzung für deine Anwesenheit. Niemand anders als du hat die Aufgabe dich zu motivieren und zu checken ob du dich ausreichend einbringst
Wie läuft das mit EINZIEHEN?
- Leute, die hier einziehen möchten, stellen Sie sich am besten auf dem Crewmeeting vor und sprechen sich mit ihrem Ansprechpartner an Bord ab, wie das laufen kann
- Ansprechpartner
- jedes neue Crewmitglied hat einen Ansprechpartner an Bord
- Ansprechpartner geben eine erste Einführung in die Räumlichkeiten und Sozialstruktur auf dem Schiff und sollen dir helfen herauszufinden was du an Bord machen möchtest
- Wenn du Fragen hast kannst du natürlich alle an Bord ansprechen
- Deine ersten 6 Wochen mit fester Kammer sind Probewohnen
- während dieser Zeit kann die Crew entscheiden dich kurzfristig zum Auszug aufzufordern
- nach den 6 Wochen werden die Eindrücke auf beiden Seiten besprochen und ob du hier weiterhin eine Kammer beziehen kannst
Wie läuft das mit ESSEN?
- wenn du Hand-gegen-Koje machst, kannst du dir einfach nehmen was du in der Messe findest, ansonsten freuen wir uns über Spenden in die Kaffeekasse in der Messe nach deinem Ermessen
- Alles was in der Messe ist, kann von allen gegessen werden
- bei Konzerten wird für die Artists und die Crew gekocht, iss gern mit
- achte bitte darauf dass die Künstler und die Leute an Licht, Ton und Video auch nach dem Konzert noch eine Chance haben etwas davon zu bekommen
- öffentliche und Privatkühlschränke sind in der Muckibude
- wenn du dir privat etwas kochen willst, mach das bitte in der Pantry / nicht in der Kombüse
- Wenn du für mehr Leute kochen willst,: cool! sprich das im Vorfeld bitte einmal mit Ronan ab, da er sich um die Kombüse und das Sauberhalten kümmert, dann kannst du auch in der Kombüse kochen
Wie läuft das mit TRINKEN?
- Das Leitungswasser ist trinkbar, aber eben abgestandenes Tankwasser
- gefiltertes Wasser gibt es an dem Zapfhahn in der Pantry und an den Zapfhähnen an den Bars
- Kaffee gibt es in der Messe
- wenn du die Kanne leerst, setz eine neue Kanne auf
Wie läuft das mit WERKSTÄTTEN UND ARBEITSPLÄTZEN?
- jede Werkstatt hat einen Hauptansprechpartner
- wenn du dort etwas machen willst, höre dich um wer sich um die Werkstatt kümmert und lass dir eine Einweisung geben.
Wie läuft das mit AUFGABENVERTEILUNG AN BORD?
- Am besten sprichst du einfach mit deinen Mitmenschen an Bord und fragst was Sinn macht zu tun
- Eine Übersicht über einige Aufgabenbereiche findest du auf den folgenden Seiten. Wenn es dich interessiert, lies gern mal rein.
- Es ist immer eine Entlastung, wenn sich jemand auch nur einen kleinen Bereich zuverlässig übernimmt
Wie läuft das mit PLANUNG VON VERANSTALTUNGEN UND WICHTIGEN TERMINEN?
- Um unsere Veranstaltungen und das Leben an Bord zu planen, nutzen wir Stager. Damit kann man einen Kalender online einsehen, in dem alle möglichen Infos zu finden sind. In dem Rechner in der Messe kannst du bei Lesezeichen „Stager“ mit folgedem Zugang einloggen
- stubnitz.stager.co
- buero@stubnitz.com
- messeY4HK
Wie funktioniert GÄSTE HABEN?
Wie läuft das WÄHREND VERANSTALTUNGEN?
- Achte darauf, dass bei Veranstaltungen die Türen zwischen Crewbereichen und öffentlichen Bereichen immer geschlossen sind
- Achte darauf, dass sich die Gäste bei Veranstaltungen ausschließlich in öffentlichen Bereichen aufhalten (im Schiff und auf den äußeren Decks). Frag Leute, die du nicht kennst gern freundlich wo sie dazugehören.
- Wenn du bemerkst, dass eine Toilettenspülung nicht aufhört zu spülen, gib anderen Crewmitgliedern Bescheid
- Unser Fäkalientank läuft sonst über
- Wenn du an der Bar etwas trinken willst, kannst du dir Coins im Büro kaufen, die du an der Bar gegen Getränke eintauschen kannst
Was machen wir mit LEUTEN DIE UNBEFUGT AN BORD KOMMEN?
- Wenn du eine Gestalt an Bord findest, die du noch nie gesehen hast, ist es immer gut zu fragen was Sie hier macht
- Wenn Sie hier nix zu suchen hat, kannst du sie einfach rausbegleiten
- Falls du vermutest, dass die Person hier etwas klauen will, oder sonst irgendwelche miesen Intentionen hat, hast du folgende Möglichkeiten:
- Wir dürfen:
- Das Missachten der geschlossenen Kette an der Gangway als Hausfriedensbruch werten
- einen Ausweis verlangen und fotografieren, um die Personalien festzustellen
- ein Foto oder Video der Person machen, um Beweise für ein mögliches Strafverfahren zu sammeln
- wenn die Person versucht zu fliehen oder den Ausweis nicht freiwillig aushändigt, dürfen wir die Person festhalten bis die Polizei eingetroffen ist (auch zu Boden bringen, in eine Kammer einschließen, uns draufsetzen o. Ä., solange nicht Gewalt angewandt wird, um der Person zu schaden)
- der Person Hausverbot erteilen
- Wenn die Person auf frischer Tat bei Diebstahl ertappt wird (bspw. beim Schließen einer Schublade oder Herauskommen aus einer privaten Kammer) dürfen wir die Tasche, Jacke etc. der Person durchsuchen
- Wir dürfen NICHT:
- der Person den Ausweis aus der Tasche ziehen, gewaltsam entreißen o.Ä.
- Gewalt ausüben, um der Person zu schaden
Wie überleben wir im NOTFALL?
- Notruf:
- Wenn ein Krankenwagen zur Stubnitz gerufen wird, wird davon ausgegangen, dass es nötig sein wird eine Person vom Schiff zu tragen. Deswegen wird automatisch ein Feuerwehrteam mitgeschickt
- Wenn du denkst dass es nicht nötig sein wird die betroffene Person herauszutragen, sag dem Notruf dass keine Feuerwehr benötigt wird
- Polizei kann man wie üblich am besten über 110 rufen, die nehmen dann Kontakt mit der Wasserschutzpolizei auf
- Fluchtwege müssen immer freigehalten werden
- also nichts auf den Gängen lagern
- Notausgänge nicht mit verknoteten Seilen absperren
- Informiert euch bitte über die Fluchtwege an Bord
- Im Fall einer Evakuierung bei einer laufenden Veranstaltung sollst du der Abendleitung helfen die Gäste von Bord zu leiten
- Der Fluchtwegeplan hängt im Betriebsgang gegenüber von Kammer 67
- Wenn du nicht alle Wege kennst, lass sie dir gern von anderen Crewmitgliedern zeigen
- Die wichtigsten Alarmsignale sind
- Feueralarm (1 Sekunde an, 1 Sekunde aus, immer im Wechsel)
- Ruhig bleiben, Gäste beruhigen
- Verantwortliche für Schiffssicherheit suchen nach der Ursache
- Generalalarm (7x kurz, 1x lang)
- Ruhig bleiben, Gäste beruhigen
- Gäste vom Schiff leiten
- Feueralarm (1 Sekunde an, 1 Sekunde aus, immer im Wechsel)
- Sofortmaßnahmen bei Entdeckung von Feuer und Rauch
- Information weitergeben
- Feueralarm auslösen (rote Kästen mit Alarmknopf)
- Gegebenenfalls mit Feuerlöscher Brand bekämpfen
-2- Übersicht über die Veranstwortungsbereiche
Hier ist eine Übersicht über die Verantwortlichkeiten an Bord. Wenn du Lust hast in einem Bereich mit einzusteigen sprich einfach direkt mit den Leuten an Bord. Eine Übersicht wer welche Bereiche betreut findest du in der Messe an der Wand über dem Besteckkasten. Falls du Fragen hast kannst du immer einfach Leute fragen oder auf den Crewmeetings die Gelegenheit nutzen.
In folgenden Bereichen helfen alle Crewmitglieder mit. Sie werden wöchentlich im Crewmeeting verteilt:
- Crewbereiche putzen
- Künstlerkammern
- Wäsche
- Essensspenden
Für die folgenden Bereiche gibt es mehrere Leute, die die Verantwortlichkeiten übernehmen:
- Booking / PR
- Abendleitung
- Schichtleitung
- Veranstaltungstechnik
- ABC Crew (Awareness, Beschwerdemanagement & Care) / Vertrauenspersonen
- Schiffssicherheit
- Vorstand
- Büro
- IT Crew
- Medienarchiv
Folgende Bereiche werden von einer Person betreut:
- Einkaufsorga
- Reederei & Schiffsorga
- Instandhaltung und Schiffstechnik
- Lost and Found
- Ansprechpartner Türcrews
- Ansprechpartner Putz- & Toilettencrew
- Tresentechnik
- Bar-Logistik
- Barorga
- Kombüse
- Corporate Events
- Förderakquise
-3- Aufgabenbereiche für alle Crewmitglieder
Die folgenden Aufgaben werden von allen Leuten übernommen, die viel an Bord sind, egal ob Bewohner oder nicht.
Jeder kann dabei selber entscheiden wie viel sie/er dazu beiträgt. Im wöchentlichen Crewmeeting (Dienstag 14Uhr) wird aufgeteilt wer im Laufe der kommenden Woche was erledigt.
Die Übersicht wer sich in der aktuellen Woche um was kümmert findest du am Whiteboard in der Messe.
Crewbereiche putzen
Die Crewbereiche werden wächentlich von allen Leuten geputzt die viel an Bord sind. Dazu gehören Messe, Pantry, Gänge, Dusche, Toiletten etc.
Künstlerkammern
Die Kammern für die Bands, die an Bord übernachten, müssen nach jeder Übernachtung wieder vorbereitet werden für die nächsten.
Dafür muss der Veranstaltungskalender bei Stager gut im Blick behalten werden, da zum Teil nicht viel zeit ist zwischen Abreise und neuer Anreise. Zu den Aufgaben gehört:
- neues Bettzeug beziehen, Handtücher bereit legen
- Boden saugen, bei Bedarf wischen
-
Waschtisch und Tisch abwischen
- Müll und Pfand wegräumen, neue Müllbeutel
-
kontrollieren ob Schränke und Schubladen leer sind
-
Sticker entfernen
Wäsche
Gerade bei viel Betrieb gibt es viel Bettwäsche aus den Küntlerkammern zu waschen, zum trocknen aufzuhängen und wieder einzusortieren damit die Künstlerkammergang wieder genug frische Wäsche hat.
Essensspenden
Wir haben eine Absprache mit einem fußläufig erreichbaren Supermarkt um dort regelmäßig Essensspenden abzuholen.
-4- Verantwortungsbereiche, die von einer Gruppe betreut werden
Booking / PR
Hier ist eine grobe Übersicht zum Verständnis was 1 Booker|in / PR-Person macht.
- Veranstaltung einfädeln - Datum, Costing, Deal
-
Infos sammeln für Öffentlichkeitsarbeit Werbung, Ticketvorverkäufe und Ankündigungen (Links, Texte und Bilder)
-
Veranstaltungsinfos sammeln und in Stager einoflegen (Tech Rider, Übernachtungsgäste, Dinner, Sonderwünsche)
-
Ticketvorverkäufe anlegen
-
bei Bedarf Kranaktionen planen, Auf- & Abbau
-
Im Nachgang Abrechnungen abschließen
-
Plakate und Flyer erstellen
-
Social Media Kanäle befüllen
-
Unsere Webseite aktuell halten
-
Newsletter schreiben
Abendleitung
Hier ist eine Übersicht zum Verständnis, was die Abendleitung macht. Der vollständige und aktuelle Leitfaden kannst du dir bei der Abendleitungsgang holen. Die Abendleitung kann einzelne Aufgaben, wie zum Beispiel Artistcare, oder Verschlusszustand-herstellen, an eine kompetente Person der Crew abgeben.
Artistcare
- Künstler in Empfang nehmen / helfen beim Load in
- Unterkünfte, Dusche, Toilette, Messe, Pantry, Veranstaltungsräume zeigen
- Merch-Ecke absprechen
- Uhrzeit Soundchecks absprechen
vor Veranstaltungsbeginn
- Gema-Listen ausfüllen lassen
- Absprachen wer Musik macht vor Konzertbeginn und in Pausen
- Konzertbeginn managen
- bei dem Barbriefing vorstellen und ans Whiteboard schreiben wer Abendleitung ist
- Verschlusszustand herstellen
- Türen schließen (Betriebsgang, Portugiesengang, ...)
- Bereiche auf den äußeren Decks absperren
- Beleuchtung der äußeren Decks und vor dem Schiff einschalten
- Lüfter bei Bedarf einschalten
- Laderaum 1, Laderaum 4, Verarbeitung
- Zuluft, Umluft, Abluft
- Bei Bedarf Heizung in den Veranstaltungsräumen einschalten
während der Veranstaltung
- Kommunikation mit:
- Veranstalter
- Tür (Funke)
- Schichtleitung
- Licht- und Tontechnik
- Toilettenbetreuung
- Nachbarn (Nachbarschaftstelefon)
- Krankenwagen
- Polizei
- gelegentlich Veranstaltungsräume checken ob unvorhergesehen Probleme auftauchen
- Licht, Lüftung & Heizung bei Bedarf anpassen
am Ende der Veranstaltung
- Gäste rauskehren
- Funken und Nachbarschaftstelefon laden
- Sound-Anlagen und Veranstaltungslicht ausschalten (wenn keine Techniker vor Ort)
- Verschlusszustand herstellen
- Decksbeleuchtung / Kassenhauslicht ausschalten
- Lüfter ausschalten
- Heizung ausschalten
Evakuierung
- Die Abendleitung koordiniert eine eventuelle Evakuierung (Leitfaden bei der ToDo-Liste im Büro)
Schichtleitung
Hier ist eine Übersicht zum Verständnis, was die Schichtleitung macht. Die ausführlichen und vollständigen Leitfäden (für kleine und große Veranstaltungen) hängen im Büro an der Wand und du kannst sie dir von der Barorga holen.
Die Barorga kümmert sich darum wer die Schichtleitung für die einzelnen Veranstaltungen übernimmt.
Vor und während der Veranstaltung
- Leute für Bar, Garderobe, Einlass, Deckswache und Tür koordinieren und betüdeln
- Kassen herausgeben und abschöpfen: Bars, Einlass, Garderobe
- Einlass versorgen
- Gästelisten, Stempel, Ticketscanner, Vorverkaufslisten
- Coins für Künstler und Ehrenamtler rausgeben
- Barlogistik supporten / Basic-Probleme lösen
- Toiletten vor Beginn und während der Veranstaltung checken
- Licht und Pissoirspülungen an
- Handtrockenpapier, Klopapier, Müllbeutel, Seifenspender etc.
Am Ende der Veranstaltung
- Schichten beenden (Bar, Garderobe, Einlass, Deckswache und Tür)
- Leute die vor Veranstaltungsende Feierabend machen (Bar, Einlass), Grundsauberkeit Toiletten herstellen lassen
- solang Musik laut ist, oder noch viele Gäste an Bord muss eine Person (Tür, Kasse, Deckswache oder Crewmitglied) vor dem Schiff oder an Deck sein, falls Polizei kommt
- festlegen wann die Bar offiziell schließt
- vor dem schließen der Bar Getränke auf Vorrat gegen Coins rausgeben
- Kühlschränke abschließen, Bier abzapfen, Leitungen spülen, Kasse ins Büro
- falls Leute länger an der Bar hängen wollen, klären wer den Hut auf hat für Aufräumen & Putzen
- Zettel an Bar hinterlassen oder in die Schichtleitungsgruppe schreiben wer sich den Hut für das Gelage aufgesetzt hat
- sicherstellen dass Arbeitsplätze am Ende des Abends sauber und wieder einsatzbereit sind
- Bar aufräumen und putzen
- Garderobe und Kassenhaus besenrein hinterlassen
- Gästetoiletten: Müll rausbringen, zumindest besenrein hinterlassen, gern sauberer
- Schiffscrew oder Putzcrew putzt am Folgetag den Rest
- Ticketscanner und Kartenzahlgerät laden
- Abrechnung
Veranstaltungstechnik
Das Veranstatungslicht und die Tontechnik werden kontinuierlich weiterentwickelt und gepflegt.
Und natürlich braucht es während den Veranstaltungen Menschen die die Systeme bedienen können.
Wenn du Lust hast mit einzusteigen, ist das immer willkommen. Sprich einfach mit den Leuten die machen was dich interessiert.
Lichttechnik
- bei Veranstaltungen
- vor / während Soundcheck Anpassungen der Lampenpositionen an die Bühnensituation
- Absprachen mit Artists zu Beleuchtungswüsnchen
- Steuerung des Lichts bei Vernastaltungen
- im Alltag
- Pflege der bestehenden Technik (Leuchten, Steuerungen, Leitungen, Stecker, Schalter, etc)
- Installation neuer Geräte und Kabelstrecken
- Optimierung der Programmierung der Lichtpulte
- Einfache Bedienung für Events ohne dauerhafte Lichtbetreuung ermöglichen
Tontechnik
- bei Veranstaltungen
- Load-in der Bands
- Aufbau von Mikros und Backline
- Soundchecks
- Troubleshooting
- Mischen von Konzerten
- Abbau
- Load-out
- im Alltag
- Pflege der bestehenden Technik
- Weiterentwicklung der Anlagen
- Optimierung der Programmierung der Tonpulte
- Einfache Bedienung für Events ohne dauerhafte Tonbetreuung ermöglichen
Abendleitung (Veranstaltungstechnik-Basics)
Die folgende Übersicht soll ein Mindestmaß an Wissen beschreiben, dass alle Leute haben sollten die Veranstaltungstechnik an Bord für den Abend verantworten, unabhängig ob Sie ihren Fokus eher auf Ton, Licht oder Video haben.
Wenn du Lust hast im Bereich Veranstaltungstechnik mit einzusteigen, ist das immer willkommen. Sprich einfach mit den Leuten die machen was dich interessiert. Mehr Infos zu den Live-Videoproduktionen findest du unter Media-Crew.
Es ist Aufgabe der Booking-Person mit den Veranstaltungstechniker|innen abzusprechen wer die Veranstaltung betreut. Bei einfachen Veranstaltungen kann eine Person alle Bereiche abdecken. Bei Konzerten muss geklärt werden wer sich um Licht, Ton und Video kümmert.
- Tontechnik
- Anlagen an- und ausschalten (L1, L4, Verarbeitung)
- Basics an den Tonmischpulten
- einfache Soundchecks durchführen
- Regulieren von Klang und Lautstärke (Gespür notwendig)
- Lichttechnik
- Lichtsteuerungen und Lampen an- und ausschalten (L1, L4, Verarbeitung)
- Basics an den Lichtmischpulten
- Bildschirme Verarbeitung
- Monitore ein- und ausschalten
- abspielen von Videos / Bilder
- Aufbau einfacher Setups
- Turntables, Mixer, Soundkabelage, ...
- zusätzliche Lampen hängen, Dimmersteckdosen
- Beamer, Leinwände, Videokabel
- Anschließen externer Stromfresser (Kochplatten o.Ä.)
- nicht auf Sound- oder Lichtkreise, max 3.5kW
- falls unklar: portablen 3-Phasen-Verteilerkasten und Verlängerung aus E-Werkstatt
- Am Ende der Veranstaltung Technik ausschalten, wegräumen,
- Einsammeln verliehener Technik (Ausleihzettel erstellen wenn Sachen verliehen werden)
- Falls Leute noch weiter Musik hören wollen, klären wer den Hut aufhat für Lautstärke und Anlagen ausschalten
- die wichtigsten Sicherungen für Veranstaltungstechnik kennen (L1, L4, VA)
- Verteilung zwischen kl. Bar und Tür Portugiesengang
- Verteilung Verarbeitung achtern Backbord
- Verteilung hinter DJ in Verarbeitung
- 2 Verteilungen auf Bühne Laderaum 4
- außen vor Copyraum
- wissen wo Schlüssel sind für L4 Käfig, Copyraum, AV-Lab und E-Werkstatt
- wissen wie man Rauchmelderlinien ein- und ausknipst
- Notfallsituationen
- Musik aus / Licht an
ABC-Crew
ABC = Awareness / Beschwerdemanagement / Care
Die Arbeitsgruppe kümmert sich auf struktureller und organisatorischer Ebene um Themen rund um achtsames Miteinander, Unterstützung und sicherere Räume im Projekt. Sie ist nicht als Awareness-Team bei Veranstaltungen im Einsatz.
Das Aufgabengebiet umfasst die folgenden bereiche:
- Erarbeitung von Leitlinien und Abläufen für Awareness und Beschwerdemanagement
- Organisation von Awareness-Weiterbildungen
- Ansprechpersonen für das Team, wenn es bei Veranstaltungen oder in der Gruppe zu unangenehmen oder belastenden Situationen kommt (aktuelle Auflistung mit Mailadressen auf dem Organigramm in der Messe)
- Ermöglichung von Feedback und Kritik für die es sonst schwer ist Ansprechpartner zu finden
- Vernetzung und Austausch mit anderen Veranstaltungsstätten und Akteur*innen zum Thema Awareness
Schiffssicherheit
Diese Übersicht soll eine Idee vermitteln was 1 Schriffssicherheitsverantwortliche|r macht. Eine detailliertere Dokumentation aller relevanter Themenbereiche ist im Maschinenleitstand. Die Rolle der Schiffssicherheit ist als Bereitschaft für schiffstechnische Probleme zu verstehen und hat nichts mit Veranstaltungen zu tun.
Die Verantwortlichkeit rotiert wöchentlich. Auf dem Crewmeeting wird besprochen wer in der folgenden Woche die Schiffssicherheit übernimmt.
- Wachrunde
- sicherstellen dass jeden Tag eine Wachrunde stattfindet
- Laufzettel zur Wachrunde hängt in der Messe
- Brandfall
- Feuerlöschsystem
- Pumpen, Schalter, Ventile, Schläuche, Strahlrohre, Druckentlastung
- Anleiten der Crew zum Feuerlöschen
- Kommunikation Feuerwehr
- Feuerlöschsystem
- Mensch-über-Bord-Situationen
- Weg zur nächsten Leiter weisen (Tide beachten)
- Rauchmelder
- checken was den Alarm ausgelöst hat
- kompletter Stromausfall
- Automatikwinden bei auflaufendem Wasser auskuppeln
- Gäste händeln / Panik vermeiden
- Hafengenerator (Emil) starten und ans Netz bringen
- partieller Stromausfall
- Sicherungen prüfen und wechseln
- Leinenhandling
- Tide & Wetter im Blick haben
- Gangways im Blick haben
- Hydrophore
- Verstopfungen
- Lenzsystem
- Fäkaliensystem
- Tanks, Pumpe und Saba kennen
- Außenbordventil kennen
- Heizsystem
- Lüftungen
Vorstand
Der Motorschiff Stubnitz e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, dessen Vorstandsmitglieder jährlich bei der Mitgliederversammlung gewählt werden.
Auf dem Organigram in der Messe über der Durchreiche von der Kombüse findest du heraus wer gerade im Vorstand ist.
Der Vorstand kümmert sich um viele übergreifende Belange des Gesamtprojekts Stubnitz. Hierbei werden auch langfristige Weichen gestellt und Entwicklungen angestoßen.
Wenn dich interessiert was zur Zeit die wichtigsten Themen sind, sprich gern die Vorstandsmitglieder gern an.
Büro
Im Büro werden die buchhalterischen Themen betreut. Dazu gehören unter anderem
- Kontoführung
- Finanzbuchhaltung
- Personal
- Vereinsbürokratie
- Förderungsabrechnungen
- Gema
- Steuern
- Müllabfuhr
- und etwa 1000 andere Sachen
IT-Crew
Betrieb und Instandhaltung von EDV- und Netzwerktechnik
BESCHREIBUNG - Das Motorschiff Stubnitz benutzt, betreibt und beherbergt eine erstaunliche Menge an Informationstechnik. Das liegt in unterschiedlichem Maße an tatsächlicher Notwendigkeit, historischem Erbe und ideellen Beweggründen. Eine lose Gruppe von Komputerfrieks kümmert sich um den Haufen, der sich grob nach Orten gliedern lässt:
- Schiff - Hierunter fallen neben diverser Netzwerktechnik, Internet-Uplink und den üblichen PC-Arbeitsplätzen ein eigener Serverschrank, in dem sich vor allem das große Storage-System befindet, auf dem unser Audio- und Videoarchiv liegt (sonne). Daneben gibt es einen VM-Host für verschiedene Dienste wie Wissensdatenbank (wissen) und Software-Versionskontrolle (git). Auch die berüchtigte Datenbank (db) läuft hier.
- Rechenzentrum - Wir betreiben unsere eigenen Web- und Mail-Server zu sehr günstigen Freundschaftskonditionen im Hamburger Rechenzentrum von IPHH.
- Cyberspace - Wir mieten vor allem eine Nextcloud-Instanz zum Dateiaustausch (wolke), einen SIP-Telefonanschluss und den Mobilfunk-Uplink. Die üblichen Platform-Accounts (Social Media usw.) werden von anderen Gewerken selbst gepflegt.
AUFGABEN
- Server-Administration unter Linux und (Open)BSD
- kleinere (oder größere) Programmierarbeiten
- Pflege und Weiterentwicklung der Webseite
- Unterstützung anderer Gewerke
- Hardware-Anschaffungen
- Auf- und Umbau von Netzwerk, Rechnern und Servern an Bord
- Anwender-Support unter Windows, Mac und Linux
- Feuerwehr und Detektivarbeit bei plötzlichen Problemen
STRUKTUR - Wir treffen uns meist Montag abends ab ca. 19 Uhr an Bord und tun, was gerade zu tun ist, oder besprechen, was ansteht. Für den Austausch zwischendrin gibt es einen Chat-Kanal im IRC bzw. Matrix sowie eine Signal-Gruppe. Viele Arbeiten lassen sich naturgemäß von fernem erledigen, was dank eines modernen VPN-Zugangs (wireguard) auch die Infrastruktur an Bord betrifft.
KONTAKT - Zum Mitmachen ist Vorwissen von Vorteil, aber wir unterstützen auch gerne beim learning by doing. Nur können wir keine Schulungen leisten, es braucht daher ein hohes Maß an Motivation und Selbstständigkeit.
Bei Interesse reicht eine Email an it-crew@stubnitz.com unter kurzer Ansage, wofür Du Dich interessierst.
Bei Problemen... kann man sich ebenso an die o.g. Adresse wenden, unter der alle IT-Futzis gesammelt erreicht werden.
Medienarchiv
Was ist der Hintergrund?
Seit 1992 finden auf der Stubnitz Konzerte und Performances von Projekten aus der ganzen Welt statt. Viele von ihnen wurden und werden auf Audio und Video aufgezeichnet und in einem Medienarchiv im Bauch des Schiffes aufbewahrt. Es ist angedacht, dieses Archiv museal für die Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Bis dahin gibt es hier aus jedem Jahr zumindest einen kleinen Einblick auf unserer Homepage. Außerdem laufen oft im Barbetrieb vor- und nach den Konzerten Aufnahmen aus dem Archiv. Alle Aufnahmen wurden von der Stubnitz Media Crew gemacht. Stand heute sollten das an die 7000 Konzerte sein.
Was machen wir?
- Sichten und Digitalisieren von alten bandaufzeichnungen aus den 1990ern und 2000ern
- Archivpflege im Digitalen Serverschrank
- Sichten und Sortieren von Fotos, Flyern, Postern und weiteren Unterlagen
- Suche nach Kooperationspartnern, die mit dem Archivmaterial arbeiten wollen
- perpektivisch wollen wir Konzepte erarbeiten das Archiv zugänglich zu machen
-5- Verantwortungsbereiche, die von einer Person betreut werden
Einkaufsorga
- selbstständig regelmäßig checken ob ausreichend vor Ort ist:
- Verpflegung für die Crew (Kaffee, Milch, Brot, Kühlschrank Messe + Muckibude)
- Toilettenpapier und Reinigungsmittel
- mit Bareinkauf klären ob Bargemüse gebraucht wird
- im Blick behalten dass Künstler nach Veranstaltungen auch an Bord frühstücken
- organisieren von Einkaufstouren
- Aldi
- Auto organisieren für größere Einkäufe
- eventuell Lieferservice organisieren
- Pfand mitnehmen (separate Bond für Leergut ans Büro)
- mit Büro abklären was zusammen auf Rechnungen darf
- mit Büro klären wie der Cashflow funktioniert
- Absprechen wer übernimmt wenn Verantwortliche|r das nicht machen kann (Urlaub, Krankheit etc.)
Reederei / Schiffsorga
Die die Stubnitz ein voll zugelassenes und fahrtüchtiges Seeschiff ist müssen auch alle Vorschriften für Seeschiffe eingehalten werden. Diese Arbeit übernimmt bei anderen Schiffen eine Reederei. Wir organisieren das selber. Hier sind einige Punkte, die dazu zählen:
- Einhaltung nationaler und internationaler Seefahrtsvorschriften
- SOLAS (Safety of Lifes at Sea) - internationales Abkommen zum Schutz menschlichen Lebens auf See
- ISM (International Safety Management Code) - internationales Regelwerk zur Organisation eines sicheren Schiffsbetriebs
- MARPOL - Internationales Übereinkommen zur Verhütung der Meeresverschmutzung durch Schiffe
- das ist nur eine Auswahl sehr wichtiger Vorschriften. Es gibt noch sehr viele weitere.
- Safety Management System (SMS) auf Stand halten und umsetzen
- Funk- und Radaranlagen auf Stand halten
- Sicherheitsequipment auf Stand halten
- Brandbekämpfungsausrüdtung auf Stand halten
- regelmäßige Erneuerung der Klasse (Schiffs-TÜV)
- jährliche Besichtigungen durch die BG Verkehr
- Auflagen des Hafens
- Festmachersituation, - Leinen, Winden & Notfallpläne auf Stand halten
Instandhaltung / Schiffstechnik
Die technischen Anlagen und die bauliche Substanz des Schiffes werden durch verschiedene Teilbereiche betreut. Hierzu zählen:
- Maschine
- Generatoren, Motoren, Getriebe, Propeller, Lager, Heizung
- alle Hilfssysteme (Frischwasser, Kühlwasser, Abwasser, Motoröl, Diesel, Druckluft, ...)
- Elektrik
- Winden, Generatoren, Stromverteilungen
- alle elektrischen Systeme
- Schiffbau (Stahlbau)
- Entrostung / Konservierung
- Innenausbau / handwerkliche Allrounder
- Wohnbereiche reparieren und weiterentwickeln
- Isolierung reparieren
- Instandhaltungskoordination
- sammelt und priorisiert Probleme und Projekte
- plant die Umsetzung durch die einzelnen Gewerke
Wenn du Interesse an einem der Gebiete hast, frag einfach in der Crew herum wer sich darum kümmert.
Lost & Found
- festlegen und kommunizieren wo Fundsachen gesammelt werden sollen
- Kleinkram im Office
- größeres Zeug in den Gitterkörben am U-Tisch
- Lagerorte an Crew + alle Barleute kommunizieren
- Infozettel an Garderobe hängen für die Leute, die dort arbeiten
- Sachen die bei Garderobenschluss nicht abgeholt wurden bis Veranstaltungsende an die große Bar bringen / nicht hängen lassen!
- selbstständig regelmäßig Fundsachen einsammeln (gr. Bar, Garderobe, überall)
- Fundsachen markieren mit Datum wann sie gefunden wurden
- checken was bei lost@stubnitz.com an Anfragen reinkommt
- Herausgabe und Abholung von Fundsachen organisieren
- Ausmisten der Fundsachen, die länger als 6 Monate liegen
- Absprechen wer übernimmt wenn Verantwortliche|r das nicht machen kann (Urlaub, Krankheit etc.)
Ansprechpartner Türcrews
- regelmäßiges Checken des Veranstaltungskalenders (Stager) für Veranstaltungen, die Tür benötigen
- Abschätzen wie viel Türleute notwendig sind und wie lange
- Einblick in Ticketvorverkäufe haben (am besten selber, ansonsten über Booking oder Büro)
- langfristiges Planen mit den Türcrews (6 Wochen im Voraus)
- kurzfristiges Nachjustieren falls notwendig
- Erfahrungswerte der Türcrews in Pads oder offline sammeln
- Absprechen wer übernimmt wenn Verantwortliche|r das nicht machen kann (Urlaub, Krankheit etc.)
Ansprechpartner Putz-& Toilettencrew
- regelmäßiges Checken des Veranstaltungskalenders (Stager) für Veranstaltungen, die Toilettenschicht und/oder Putzcrew benötigen
- Einblick in Ticketvorverkäufe haben
- entscheiden ob eventuell eine zweite Toilettenperson für Decksklos
- checken ob nach Veranstaltungen tagsüber Termine anliegen die dringend ein sauberes Schiff erfodern
- Absprechen mit Santana wann und welche Räume (Achterdeck, Toiletten, Verarbeitung, Laderaum 4, Betriebsgang, Toiletten, Laderaum 1
- Organisieren der Auszahlung / Kommunikation mit Büro oder selber machen
- Absprechen wer übernimmt wenn Verantwortliche|r das nicht machen kann (Urlaub, Krankheit etc.)
Tresentechnik
- Wartung der Technik an allen Bars
- große Bar
- kleine Bar
- Decksbar
- Laderaum 1
- Durchlaufkühler und Zapfanlagen
- Fasskühlschränke
- Schubladenkühlschränke
- Schläuche reinigen und ersetzen
- regelmäßige Grundreinigung
- Reparatur von kleineren Problemen
- Hilfe dazuholen wenn Probleme nicht selber lösbar
Bar-Logistik
- Getränkebestellung
- Pfand an Land bringen
- Getränkeannahme
- Getränke einlagern
- Eis bestellen
- Bargemüse organisieren
- Getränkekarten anpassen / Specials
Barorga
- Schichtpläne erstellen
- Schichtleitungen verteilen
- Kleinkommunikation mit Barleuten
- Einstellungs- und Kündigungsprozeder (Zusammenarbeit mit Büro)
- Einarbeitungen planen
- Bedarfsmaterial checken (Becher, Barausrüstung, ...)
- Barmeetings, Schichtleitungsmeetings organisieren
Kombüse
- Einkäufe für Kombüse planen
- für Konzertabende ausreichend kochen (Allergien, vegetarisch, vegan berücksichtigen)
- Putzen der Kombüse nach dem kochen
- regelmäßige Grundreinigung der Kombüse
- darauf achten dass andere Leute die Kombüse nicht ohne Absprachen einsauen
- Absprechen wer übernimmt wenn Verantwortliche|r das nicht machen kann (Urlaub, Krankheit etc.)
Corporate Events
Auch wenn der Fokus der Stubnitz auf kulturell interessantem Programm liegt und wir Subkultur einen Raum geben wollen sind die Ausgaben zum erhalt und Betrieb des Schiffes enorm. Da wir keine regelmäßige Förderung bekommen nutzen wir Corporate Events um Geld zu verdienen mit dem wir ein spannendes Booking und den Erhalt des Schiffes querfinanzieren können.
Eine Person in unserem Team hat deshalb die Aufgabe Akquise für Corporates durchzuführen, Angebote zu erstellen und diese Veranstaltungen so gut abzusprechen und vorzubereiten, dass sie am Ende sauber über die Bühne gehen.
Förderakquise
Die wir als gemeinnütziges Projekt darauf angewiesen sind Förderungen zu erhalten haben wir eine Person im Team deren Aufgabe es ist zu recherchieren welche Förderungsmöglichkeiten es gibt und auf für die vielversprechendsten Optionen Anträge zu schreiben und die Durchführung, Dokumentation und Abrechnung zu organisieren.
- English version below-
-1- General information for crew members
Here are some basic information for living together on board.
Some general things first:
- No smoking in the rooms, hallways and public indoor areas
- Respect the needs of others und be as quiet as possible at night in the common areas and try not walk on the upper outer decks
- Keep your room and the common areas clean. Bring back dishes and cups to the Pantry
- Please clean your own dishes and cutlery
- Always where cloth and shoes in the common areas
- If you leave your cabin make sure the window / porthole is completely closed
- Don´t pour cleaning agents in the toilets. That includes buckets of water used for cleaning and drain cleaner as well.
- Our toilet waste water goes through a sewage treatment system on board. Chemicals destroy the bacteria in it.
- We have special cleaning supplies available. Please only use „WC-Power-Pulver“ to clean the toilets
- Special drains for cleaning water are on the rear deck and in the hallway of he event area next to the office. Ask if you can’t find them.
- Don’t use electrical heating devices
- If your off bord for longer than a week, inform the others about it because it can happen that we are short in cabins for artists and we need to use your cabin for guests. If that is the case you will be asked to tidy up your room before you leave so others can use it.
- In case of violent disputes or emergency
- We are all responsible for what is happening on board
- If you see something problematic, get help from other crew members or guest and try to de-escalate und support victims.
How to „A HAND FOR A BED“?
- People who do „a hand for a bed“ can use a cabin, the sanitary facilities, the Pantry, the outer decks and if you ask the working spaces and workshops. They can serve themselves from the crew food and don’t have to pay. We expect them to integrate themselves into the project self-reliantly.
- We expect that you do at least 20h/week voluntary tasks and work that has value to the project MS Stubnitz. Privat things do not count.
- Self-motivation is key for somebody to stay. Nobody has the task to motivate you to do your share and to check if you do enough. Be reliable and if you don’t know what to do just ask around.
How to MOVE IN?
-
People who want to move in and be part of the project should introduce themselves at the weekly crew meeting.
-
Buddy-System
-
Every new crew member gets a Buddy
-
Your Buddy will give you your first introduction in to the different parts of the ship and the social life. He/She will also help you to find out things you like to do for the project and will introduce you to the appropriate people.
-
Of course you can ask anybody on board for help and advise.
-
-
The first 6 weeks with your own cabin are on probation.
-
During this time the crew can decide that you have to leave on short term.
-
After 6 weeks there will be a discussion about the first impressions we made about each other and if you can stay.
-
What about FOOD?
- If you do „a hand for a bed“, you are free to use whatever you find in the fridge in the Messe. If not, we would be happy for a little donation in the white donation box on the table.
- Food items in the Messe are for everyone.
- When there is a concert night somebody will cook for the artists and crew, fell free to help.
- Please note that the artists and the people who are working may eat after the concert is over, leave some for them.
- A fridge and freezer for common and private use are in the Muckibude
- If you are cooking for yourself do that in the Pantry and not in the kitchen.
- If you are planning to cook for the crew or more people and want to use the kitchen. Ask Ronan before and make sure you leave everything clean.
What about DRINKING?
- The tab water is drinkable, note that it is standing water from a tank and may be a bit stale
- Fresh filtered water is available at the Pantry and the bars from the dispensers
- Coffee and tea is in the Messe. If the coffee is empty please refill.
How can I use WORKSHOPS AND WORKING SPACES?
- Every area has somebody responsible
- If you want to use a workshop or working space, ask around who is responsible and let him/her brief you first
How are TASKS DISTRIBUTED?
- The most simple way is to ask the others what is needed or would make the most sense.
- An overview of some tasks and responsibilities can be found in the following pages.
- You are always helpful for the project if you do your tasks responsible, even if there are smaller tasks.
How can I get INFORMATION ABOUT EVENTS AND IMPORTANT EVENTS?
- We use Stager to plan out events and the life on board. Stager is an online calender where you can find all kinds of information about what comes up.
- You can access it easiest on the computer in the Messe. There is a bookmark “Stager”. Just use the following login:
- stubnitz.stager.co
- buero@stubnitz.com
- messeY4HK
What about VISITORS?
- During the day you can simply bring your friends on bord.
- If they stay over night:
- If you are new on bord ask your Buddy first
- to cover the expenses we charge:
- 20€/night for acquaintances
- 10€/night for family and close friends
- Check Stager if there are free rooms
- Let somebody note that in Stager. You can ask in the office for example.
- Make sure the room is clean and bedding/towels are there.
- Show your guest the most important rooms and make sure they know the rules. The rules are in the rooms on the wall.
- If your visitors are leaving it is your task to clean the cabin they used.
What is important DURING AN EVENT?
- Make sure all the doors between event area and crew area are closed.
- Make sure that guests are only in the event areas. If you don’t know somebody in the private areas ask them politely to whom they are belonging.
- If you notice that the toilet flushing is not stopping, tell other crew members.
- The sewage tank could overflow.
- If you want to have a drink at the bar. You can get Coins at the office to exchange them for drinks.
What are we doing with UNAUTHORIZED PEOPLE ON THE SHIP?
- If you see somebody on board and you never meet him ask him politely what he is doing here.
- If the person has no reason to be on board, you can simply escort them off the ship.
- If you think the person is a thief or will do anything illegal. You are allowed to do the following:
- The ignoring of the “restricted access” chain at the gangway is trespassing.
- You can ask for an ID or make a picture of the ID to find out the identity
- You can make pictures or videos of the person to collect possible evidence.
- If the person is trying to flee or can´t/don´t want to identify itself you can hold the person on board until the police arrives. That includes mild force and locking the person into a room as long as no unnecessary harm and violence is done to the person in the process.
- Ban the person from entering the ship again.
- If you caught the person in the act of stealing (closing private drawers or leaving private rooms) you are allowed search the person and its belongings.
- You are not allowed to:
- Try getting the persons ID by force
- Commit an act of violence to harm the person.
What to do in CASE OF EMERGENCY?
- Emergency calls:
- If you call an ambulance to the ship, they will automatically call the fire department because they don’t now if the injured person is accessible and has to be carried off-bord.
- If you think that the person doesn´t needs to be carried, tell them during the call that no fire department is needed.
- Police can be called normally with 110, they will call the water protection police.
- Emergency exits have to be free at all times.
- Don´t leave big things in the hallways.
- Don´t block them with a knotted rope. To mark an emergency staircase as not accessible you can hang a rope loosely in front of it
- Inform yourself about the emergency exits.
- In case of an evacuation during an event, help the event manager evacuating the guests off-board.
- A plan with emergency exit routes is next to room 67 in the event area.
- If you don´t know all exits, let somebody from the crew show you.
- Important alarms
- Fire alarm (repetitive short alarm sound)
- Keep calm, calm the guests
- The person responsible for ship security will find out what caused the alarm.
- General alarm (7x short 1x long alarm sound)
- Keep calm, calm the guests
- Start guiding the guests off the ship
- Fire alarm (repetitive short alarm sound)
- Quick responses if you notice fire or smoke on-board.
- Inform somebody from the crew
- Push the red manual alarm button.
- If possible use a fire extinguisher
-2- Overwiev of the Areas of Responsibility
Here is a summary of responsibilities on bord. If you are interested just ask the crew members or ask at the weekly crew meeting. You find an overview about who takes care about what hanging on the wall in the messe just above the cuttlery.
All crew members help out in the following areas. These tasks are assigned weekly at the crew meeting:
- Cleaning crew areas
- Artist cabins
- Laundry
- Food donations
For the following areas, there are groups of people who take on the responsibilities:
- Booking / PR
- Event Management
- Shift Management
- Event Technology
- ABC Crew (Awareness, Complaint Management & Care) / Trusted Representatives
- Ship Security
- Board of the association
- Office
- IT Crew
- Media Archive
The following areas are managed by a single person:
- Shopping Groceries
- Ship operations
- Maintenance and ship engineering
- Lost and Found
- Contact person for door crews
- Contact person for cleaning & restroom crews
- Bar Maintenance
- Bar Logistics
- Bar Organisation
- Kitchen / Galley
- Corporate Events
- Fundraising
-3- Tasks for all crew members
The following tasks are handled by everyone who spends a lot of time on board, whether they live aboard or not.
Everyone can decide for themselves how much they want to contribute. At the weekly crew meeting (Tuesdays at 2 p.m.), we assign who will do what over the coming week.
You can find an overview of who is responsible for what this week on the whiteboard in the mess hall.
Cleaning crew areas
The crew areas are cleaned weekly by everyone who spends a lot of time on board. This includes the mess hall, pantry, hallways, showers, restrooms, etc.
Artist cabins
The quarters for the bands staying overnight on board must be prepared again after each overnight stay for the next group.
To do this, you need to keep a close eye on the event calendar at Stager, as there isn’t always much time between one group’s departure and the next one’s arrival. Tasks include:
- putting on fresh bedding, laying out towels
- vacuuming the floor, mopping if necessary
- wiping down the sink and table
- Clearing away trash and returnable bottles, putting out new trash bags
- Checking that cabinets and drawers are empty
- Removing stickers
Laundry
Especially when we run many events, there is a lot of bed linens from the artist rooms to wash, hang up to dry, and sort back into place so that the gang vleaning the artist cabins has enough fresh linens again.
Food donations
We have an arrangement with a supermarket within walking distance to pick up food donations there on a regular basis.
-4- Tasks that are cared for by a group
Booking / PR
Here is a brief overview to help you understand what a booker or PR person does.
- Organize the event - date, budgeting, deals
- Gather information for PR, advertising, ticket presales, and announcements (links, text, and images)
- Collect event details and enter them into Stager (tech rider, overnight guests, dinner, special requests)
- Set up ticket presales
- Plan crane operations, setup, and teardown as needed
- Finalize invoices afterward
- Create posters and flyers
- Populate social media channels
- Keep our website up to date
- Write newsletters
Event Management
Here is an overview to help you understand what the event management team does. You can pick up the complete and up-to-date guide from the event management team. The event management team may delegate specific tasks, such as artist care or securing the venue, to a competent member of the crew.
Artist care
- Greet artists / assist with load-in
- Show artists accommodations, showers, restrooms, Messe, the pantry, and event spaces
- Arrange the merch area
- Agree on soundcheck times
Before the event
- Have GEMA lists filled out
- Agree on who will play music before the concert starts and during breaks
- Manage the start of the concert
- Introduce the evening manager during the bar briefing and write their name on the whiteboard
- Secure the premises
- Close doors (service corridor, Portuguese corridor, ...)
- Cordon off areas on the outer decks
- Turn on lighting on the outer decks and in front of the ship
- Turn on fans if necessary
- Hold 1, Hold 4, Verarbeitung
- Turn on heating in the event rooms if necessary
During the event
- Communication with:
- Event Organizers
- Security (via radio)
- Shift Managers
- Neighbors (Neighborhood phone)
- Restroom attendants
- Ambulance
- Police
- Check event area for unexpected problems
- Check light, ventilation and heating
After an event
- make sure all guests left the ship
- Charge radios and neighborhood phone
- Close and lock all doors
- Switch off external lights
- Switch off ventialtion
- Switch off heating
Evacuation
- The Event Manager is coordinating in case of evacuation.
Shift Management
This is a short summary what the shift managers do. A full summary is in the office hanging on the wall. The Bar Management makes sure that all events are covered by Shift Managers.
Before and during events
- Coordinate and help the people working at bar, entry, deck watch, security and warderobe
- Take care of the cash registers and money
- Ensure the entry has everything including scanners, guestlists and stamp, presale lists
- Coins for artists and volunteers
- Logistics and basic problems
- Checking the completeness, functionality and cleanliness of the toilets
After an event
- End the individual shifts
- Make sure everything is clean/ give people cleaning tasks if there shift ends earlier (toilets)
- As long as loud music is playing, make sure that somebody is outside in case police is coming
- Officially close the bars and tabs.
- Before closing give people who pay with coins some drinks
- Lock fridges, clean tabs and take beer of the tabs, cash register in the office
- Clarify who makes sure that the bar is clean, if people stay after closing and note it in the shift management group
- Make sure workingspaces are clean and ready
- Tidy up and clean the bar
- Tidy up the ticket box and the wardrobe
- Clean guest toilets (at least swiping and bring trash out /the more the better)
- Recharge card reader and ticket scanners
- Count money and lock it in the safe
Event Technology
Event lighting and sound technology are constantly being developed and maintained.
And, of course, we need people who can operate these systems during events.
If you’re interested in getting involved, you’re always welcome. Just talk to the people working on the areas that interest you.
Lighting Technology
- at events
- Before/during soundcheck: Adjusting light positions to the stage setup
- Discussing lighting requests with artists
- Controlling the lighting during events
- in day-to-day operations
- Maintaining existing equipment (lights, controllers, cables, plugs, switches, etc.)
- Installing new equipment and cable runs
- Optimizing lighting console programming
- Enabling simple operation for events without permanent lighting supervision
Sound Engineering
- At events
- Load-in for bands
- Setting up microphones and backline
- Soundchecks
- Troubleshooting
- Mixing concerts
- Teardown
- Load-out
- In everyday operations
- Maintenance of existing equipment
- Upgrading of systems
- Optimization of sound console programming
- Enabling simple operation for events without permanent sound support
ABC Crew
ABC = Awareness / Complaint Management / Care
The working group addresses issues related to mindful interaction, support, and safe spaces within the project at the structural and organizational levels. It does not serve as an awareness team at events.
The scope of responsibilities includes the following areas:
- Developing guidelines and procedures for awareness and complaint management
- Organizing awareness training sessions
- Serving as points of contact for the team when unpleasant or stressful situations arise at events or within the group (current list with email addresses on the organizational chart at the Messe)
- Facilitating feedback and criticism for which it is otherwise difficult to find a point of contact
- Networking and exchange with other event venues and and event related networks on the topic of awareness
Ship Security
This overview is intended to give you an idea of what the ship security person does. More detailed documentation of all relevant topics can be found in the engine control room. The role of ship security is to be on call for technical issues related to the ship and has nothing to do with events.
Responsibility rotates on a weekly basis. At the crew meeting, it is decided who will serve as ship safety officer for the following week.
- Watch round
- Ensure that there is a daily watch round
- A checklist is in the Messe
- In case of fire
- Fire extinguishing system
- Pumps, Switches, Valves, Hoses, Pipes and Pressure valves
- instruct crew to extinguish fire
- Communication with firefighting department
- Fire extinguishing system
- Man over Bord
- Guide person to next ladder (watch the tide)
- Smoke detectors
- Check what started the fire alarm
- Total power failure
- Disengage automatic winches if the tide is rising
- Calm guests / avoid panic
- Start emergency generator (Emil)
- Partial power failure
- Check and if necessary replace fuses
- Line handling
- Check for weather and tide forecast
- Keep gangways in mind
- Waterpressure system (Hydrophore)
- Pipe Blockages
- Bilge system (Lenzsystem)
- Wastewater system
- Tanks, pumps and wastewater treatment system
- Heating system
- Ventilation system
Board of the association
The Motorschiff Stubnitz e.V. is a nonprofit association whose board members are elected annually at the general meeting.
You can find out who is currently on the board by looking at the organizational chart in the mess hall above the serving hatch from the galley.
The board handles many overarching matters related to the overall Stubnitz project. This includes setting long-term directions and initiating developments.
If you’re interested in what the most important issues are at the moment, feel free to speak with the board members.
Office
The office handles all accounting-related matters. These include, among other things:
- Account management
- Financial accounting
- Human resources
- Association administration
- Grant reporting
- GEMA
- Taxes
- Garbage collection
- and about 1,000 other things
IT Crew
operation and maintenance of data and network equipment
DESCRIPTION - The motor ship Stubnitz uses, operates, and houses a surprising amount of information technology. This is in varying parts due to actual needs, historical legacy, and ideal motives. A loose group of computer freaks takes care of the pile which can be divided roughly by location:
- Ship - Aside from the various network equipment, internet uplink, and usual PC workstations, this includes our own server rack which most prominently contains the big storage system holding our audio and video archive (sonne). Beside that there is a VM host for different services such as a knowledge base (wissen) and software version control (git). The infamous databank (db) also runs here.
- Datacenter - We operate our own web and mail servers under very favorable friendship conditions in IPHH's Hamburg datacenter.
- Cyberspace - We rent mostly a nextcloud instance for file sharing (wolke), a SIP phone connection and a mobile (cellular) network uplink. The usual platform accounts (social media etc.) are maintained by other groups themselves.
TASKS - server administration on Linux and (Open)BSD smaller (or larger) programming jobs maintenance and further development of the website support of the other groups on the ship hardware procurement building and rebuilding the network, computers, and servers on board end-user support on Windows, Mac, and Linux firefighting and detective work in case of sudden problems
STRUCTURE - We mostly meet on Monday nights starting at circa 20 h (8 pm) on board to do what currently needs doing or to discuss what is coming up. For communications inbetween there is a chat channel on IRC, resp. Matrix, as well as a Signal group. Many jobs can naturally be performed remotely which also applies, thanks to modern VPN access (wireguard), to the infrastructure on board.
CONTACT - Previous knowledge is advantageous for participating, but we gladly support learning by doing as well. We just cannot provide trainings, so a high degree of motivation and autonomy is required.
If you are interested, an email to it-crew@stubnitz.com is enough with a short statement of what you are interested in.
In case of problems... one can equally turn to the above address which collectively reaches all of the IT geeks.
Media Archive
What’s the background?
Since 1992, the Stubnitz has hosted concerts and performances by projects from all over the world. Many of these have been and continue to be recorded on audio and video and stored in a media archive in the ship’s hold. There are plans to make this archive accessible to the public in a museum setting. Until then, you can find at least a small glimpse of each year’s events here on our website. In addition, recordings from the archive are often played in the bar before and after concerts. All recordings were made by the Stubnitz Media Crew. As of today, there should be around 7,000 concerts.
What do we do?
Reviewing and digitizing old tape recordings from the 1990s and 2000s
Maintaining the archive in the digital server cabinet
Reviewing and sorting photos, flyers, posters, and other documents
Seeking out partners who want to work with the archive material
In the future, we want to develop concepts for making the archive accessible
-5- Tasks that are cared for by one crew member
Shopping Groceries
- check regularly and self-reliantly if we have enough:
- groceries for the crew and guests (coffee, milk, bread, fridge in Messe and Muckibude) (Keep in mind that artists who stay over night get breakfast in the morning)
- toilet paper and cleaning supplies
- ask the people responsible for the Bar Shopping if they need lemons, limes or what ever
- Organize shopping tours
- local supermarkets – ask for help to carry stuff if needed
- organize a car or ask around in the crew for shopping tours at Selgros
- If possible organize the delivery of items
- take the bottles with deposit to the store and bring the receipt to the office
- ask the office what products need to be on a separate bill
- clarify all things related to money with the office before hand
- Make sure somebody takes over if you are unavailable (holiday, sickness, …)
Ship Operations
Since the Stubnitz is a fully registered and seaworthy vessel, all regulations applicable to seagoing vessels must be complied with. On other ships, this work is handled by a shipping company. We handle it ourselves. Here are some of the key requirements:
- Compliance with national and international maritime regulations
- SOLAS (Safety of Life at Sea) – international convention for the safety of human life at sea
- ISM (International Safety Management Code) – international set of rules for the organization of safe ship operations
- MARPOL – International Convention for the Prevention of Pollution from Ships
- This is just a selection of very important regulations. There are many more.
- Maintain and implement the Safety Management System (SMS)
- Maintain radio and radar equipment
- Maintain safety equipment
- Maintaining firefighting equipment
- Regular renewal of the class (ship inspection)
- Annual inspections by the BG Verkehr
- Port requirements
- Maintaining mooring arrangements, lines, winches, and emergency plans
Maintenance and Ship Engineering
The ship’s technical systems and structural integrity are managed by various departments. These include:
- Engine Room
- Generators, engines, gearbox, propeller, bearings, heating
- All auxiliary systems (fresh water, cooling water, wastewater, engine oil, diesel, compressed air, ...)
- Electrical
- Winches, generators, power distribution
- All electrical systems
- Shipbuilding (Steel Construction)
- Rust removal / preservation
- Interior Fitting / All-around Tradespeople
- Repairing and upgrading living areas
- Repairing insulation
- Maintenance Coordination
- Collects and prioritizes issues and projects
- Plans implementation by the various trades
If you’re interested in any of these areas, just ask around the crew to find out who’s in charge of it.
Lost & Found
- Define where found things should be stored
- Smaller items in the office
- Large items in the baskets next to the U-Table
- Inform crew and people working at the bar where found things are stored
- put a sign with some information on the warderobe for the people working there
- If the wardrobe is closing and jackets/bags are still there bring them to the big bar
- Collect lost items from everywhere regularly after an event
- Write the date of the event on the things you found
- Check the mails at lost@stubnitz.com if people are asking for lost things
- organize the pick ups of lost things
- Sort out things which are longer here than 6 month
- If your unavailable make sure somebody takes care of those things
Contact for Security Crew
- Regularly check the event calender (Stager) if an event needs security
- Estimate how many securities we need and for how long they are needed
- Have an overview of pre-sales
- Planning the shifts of the security crew long term, around 6 weeks in advance
- Make short-term changes if needed
- Collect experiences of the people working
- Make sure somebody tales over if your unavailable
Contact for Cleaning Team
- Regularly check Stager if an event needs somebody to keep the toilet clean and/or the event area has to be cleaned afterwards
- check the pre-sales
- decide if a second person is needed to keep toilets clean during the event
- check if there are any appointments which require the ship to be clean
- arrange with Santana when and which rooms need to be cleaned
- Organize the payment with the office or do it yourself
- Make sure somebody tales over if your unavailable
Bar Maintenance
- maintenance of the technic at the bars
- big bar
- small bar
- back deck bar
- bar in load 1
- cooling systems for beer
- fridges for the beer barrels
- fridge drawers
- cleaning and replacement of the hosepipes
- regular full basic cleanings
- repair of smaller problems
- organize help if you can’t fix the problem
Bar Logistics
- order drinks
- take the deposit off the ship and prepare it for pick up
- check and count arriving drinks
- store the drinks on bord
- organise some help to carry things inside. If a lot of heavy things like beer barrels are ordered organise a crew to use the ship crane
- order ice cubes
- make sure enough lemons and limes are in the fridge.
- update the menu and specials
Bar Organisation
- plan the shifts for each event
- organize a shift manager for each event
- communicate smaller things with the people working at the bar
- take care of applications and dismissals (together with the office)
- Make sure new people are taken care of and will be briefed and shown everything important for their job
- Make sure that enough bar supplies are available all the time (cubs, bar equipmernt, …)
- organize bar meetings and the meeting of the shift managers
Kitchen / Galley
- plan what needs to be bought for cooking
- make sure there is enough food for an event (keep an eye on possible allergies or special eating habbits)
- clean the kitchen after cooking
- deep clean the kitchen regularly
- pay attention that people who use the kitchen clean it afterwards.
- If you are not available, find somebody to replace you and brief him/her on the important things.
Corporate Events
Even though the Stubnitz focuses on a culturally engaging program and we want to provide a space for subculture, the costs of maintaining and operating the ship are enormous. Since we don’t receive regular funding, we use corporate events to generate revenue that allows us to cross-subsidize an exciting lineup and the upkeep of the ship.
One person on our team is therefore responsible for acquiring corporate clients, preparing proposals, and coordinating and preparing these events so that they ultimately run smoothly.
Fundraising
Since we are a nonprofit project that relies on grants, we have someone on our team whose job is to research available funding opportunities, draft applications for the most promising options, and organize the implementation, documentation, and financial reporting.